Homeoffice während Coronavirus: Tipps und Tools

Wegen dem Coronavirus schicken immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter*innen ins Homeoffice — oder gut Deutsch: Telearbeit. Wie kann ich zuhause konzentriert arbeiten, mich mit anderen Team-Mitgliedern austauschen und was mache ich gegen Einsamkeit? Hier entsteht eine Liste mit Tipps und Tools zur effektiven Zusammenarbeit, die ich laufend ergänze.

Fast jede*r vierte Erwerbstätige in der Schweiz arbeitet zumindest gelegentlich im Homeoffice. In Deutschland boten 2018 vier von zehn Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit für Homeoffice an. Mit den ab sofort geltenden Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus könnte diese Zahl in den nächsten Tagen drastisch steigen.

Für viele Arbeitnehmer*innen ist diese Situation vor allem eins: Neuland. Das Zuhause ist für die meisten von uns nicht mit Arbeit verbunden. Die eigenen vier Wände wollen wir vor allem fürs Abschalten nach der Arbeit geniessen. Erschwerend kommt hinzu, dass plötzlich mit flächendeckenden Schulschliessungen auch Kinder während der Arbeitszeit auf demselben engen Raum um Aufmerksamkeit buhlen. Umso wichtiger sind einige Tipps, die es zu beachten gilt.

Trugschluss: Homeoffice ist unproduktiv

Zum Start räumen wir gleich mal mit einem Trugschluss auf: Richtig angewandt, kann Homeoffice sogar produktiver als die Arbeit am regulären Arbeitsplatz sein. Das besagt zumindest eine Studie der Standford University aus dem Jahr 2013, die 2018 in einer weiterführenden Untersuchung bestätigt wurde.

8 Tipps für effiziente Arbeit im Homeoffice

Die Arbeit auf Distanz verlangt allerdings auch ein erhöhtes Mass an Vertrauen und Kommunikation. Dazu können folgende Tipps die Arbeit im Homeoffice und in Teams auf Distanz erleichtern.

1. Entwickle deine Routine

Pünktlich starten, Tagesziele festlegen, Ablenkungen minimieren: Wer für sich einen äusseren Rahmen festlegt, kann dadurch auch disziplinierter arbeiten. Das Festlegen eines Zeitplans bietet nicht nur Struktur für den Tag, sondern hilft auch, motiviert zu bleiben. Vergiss dabei aber nicht, klare Pausen und Essenszeiten einzuplanen. Studien haben übrigens gezeigt, dass Personen, die 52 Minuten konzentriert am Stück arbeiten und sich danach während 17 Minuten eine Pause gönnen, am produktivsten sind.

2. Gestalte dir deinen Arbeitsplatz

Genau gleich wie wir uns einen dedizierten Ort fürs Schlafen einrichten, brauchen wir auch einen Ort im Homeoffice, um zu arbeiten. Indem du dir einen Raum schaffst, der ausschliesslich der Arbeit gewidmet ist, schaffst du dir auch gesunde Grenzen in deinem Geist. Das muss nicht zwingend ein eigener Raum sein — auch ein aufgeräumter Esstisch kanns richten. Wichtig dabei: Das Ritual des Arbeitsplatz-Einrichtens hilft, klar zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende zu unterscheiden.

3. Setze dir erreichbare Ziele

Versuche, dir dabei realistische Ziele zu setzen. Es bringt nichts, zu übertreiben. Eine Todo-Liste in Form eines Kanban-Boards kann sehr hilfreich sein. Alles was explizit notiert oder visualisiert ist, zwingt dich, angeschaut und umgesetzt zu werden. Dies klappt übrigens auch wunderbar digital, z.B. mit Microsoft Planner, Asana, Trello oder dieser Opensource-Version. Zudem gibts unzählige weitere digitale Todo-Listen, die du auch als App auf dem Smartphone nutzen kannst.

Bevor du ein neues Tool nutzt: Frage kurz in deinem Unternehmen nach, ob nicht bereits eine entsprechende Software angeboten wird. Das erleichtert später auch die Kollaboration im Team auf Distanz.

4. Minimiere Ablenkungen

Klar kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem jede*r von uns abschweift. Der häufigste Grund für Prokrastinieren ist übrigens ein schlechtes Zeitmanagement: Wir nehmen uns zu viel vor und wissen am Ende trotzdem nicht, wie wir all die Dinge umsetzen wollen. Umso wichtiger sind Routinen, kleine Erfolge und die Einsicht, dass Multitasking zwar toll aber nicht zwingend effizienter ist. Weitere Tipps im Kampf gegen «Aufschieberitis» gibts in dieser Sammlung.

5. Suche den bewussten Austausch

Im Homeoffice zu arbeiten, bedeutet nicht, dass man sich nicht mit anderen Menschen austauschen kann. Im Gegenteil: Je isolierter wir in diesen speziellen Zeiten sind, desto mehr müssen wir uns bemühen, mit anderen Personen in Verbindung zu bleiben. Regelmässige Check-ins im Team helfen ausserdem, sich selbst zu disziplinieren und unterstützen das eigene psychologische Wohlbefinden. Dazu können unterschiedliche Tools nützlich sein, z.B. Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts, WhatsApp Calls oder Facetime.

Doch unterschätze nicht, dass es auch Zeiten braucht, in welchen du bewusst nicht gestört werden willst. Entscheide bewusst zwischen Momenten asynchroner und synchroner Kommunikation. Hier erfährst du mehr dazu.

6. Diszipliniere dich bei digitalen Sitzungen

Damit eine Sitzung auf Distanz funktioniert, braucht es nicht nur funktionierende Tools. Vielmehr sind Disziplin und das Einhalten einiger Grundregeln notwendig, damit ein digitales Gespräch mit mehreren Beteiligten nicht im Frust endet. Während wir uns in persönlichen Sitzungen oft von Angesicht zu Angesicht ungezwungen und spontan zusammensetzen, brauchen digitale Gespräche umso mehr Vorbereitung.

Es hilft, falls im Vorfeld konkrete Rollen (Sitzungsleiter, Host, Technik-Verantwortliche*r) vergeben werden und während dem Gespräch genau darauf geachtet wird, dass auch wirklich alle Teilnehmer*innen zu Wort kommen. Eine fixe Sitzungsstruktur, die vor dem Meeting allen Teilnehmer*innen zugänglich gemacht wird, kann zudem helfen, Informationen proaktiver und gezielter anzusprechen.

7. Tipps für Eltern im Homeoffice

Keine Frage: Homeoffice mit Kindern ist next level. Sind die Kinder noch klein, werden sie die Arbeitswelt und die Anforderungen an Homeoffice (noch) nicht verstehen. Trotzdem sollte eine kindergerechte Erklärung, weshalb nun die Mama oder der Papa für eine gewisse Zeit nicht gestört werden kann, nicht unterschätzt werden.

Klare Kommunikation hilft sowieso: Wer das Glück hat, die Kinderbetreuung auf mehrere Schultern verteilen zu können, erleichtert den übrigen Involvierten mit dem Formulieren klarer Erwartungen, um zu wissen, wann du helfen kannst und wann nicht. Ganz viele weitere Tipps für Homeoffice mit Kindern in unterschiedlichen Altersstufen gibts übrigens hier und hier.

8. Sei kreativ – auch auf Distanz

Workshops, Brainstormings und Projektplanungen lassen sich durchaus auf Distanz umsetzen. Zugegeben, diese Art der Zusammenarbeit braucht einiges mehr an Disziplin. Zudem helfen auch bereits etablierte Team-Strukturen. Trotzdem kann es dank der Unterstützung einiger digitaler Tools gelingen, die Problemlösung gemeinsam am digitalen White-Board zu entwickeln. Tools dafür sind z.B. Miro, Mural oder Tandem.

Weitere praktische Tools zur Zusammenarbeit auf Distanz gibt es auch im Remote Starter Kit, bei Remote Kit, collaboration superpowers und remote.tools.

Vielen Dank an dieser Stelle auch für die wertvollen Inputs von Zoe Périat, Bettina Werren, Nicole Kopp, Janosch Tröhler und Niklaus Gerber.

Habe ich einen Tipp oder ein spezifisches Tool vergessen? Kann ich dir helfen, um selbst oder in deinem Team effizienter auf Distanz zu arbeiten?

Bereits seit mehreren Jahren arbeite ich in unterschiedlichen Konstellationen in Teams auf Distanz. Gerne unterhalte ich mich mit dir auch persönlich — und unterstütze dich und dein Team in dieser speziellen Situation. Melde dich bei mir via Twitter @konradweber, LinkedIn oder per Mail.