2 Jahre digitale Transformation erreicht innerhalb von 2 Monaten: So lautete die Bilanz aus Sicht von Microsoft-Chef Satya Nadella im vergangenen Sommer.
Unterdessen gibt es kaum noch Branchen, die nicht von der digitalen Disruption betroffen sind: Sei es die Produktion, der Vertrieb, der Kundenservice, die Zusammenarbeit im Team. Sämtliche Bereiche unserer Arbeitswelt sind digitalen Veränderungen unterworfen.
Bereits vor der Corona-Pandemie haben Unternehmen begonnen, in den Aufbau digitaler Infrastrukturen, Prozesse und Produkte zu investieren.
Doch spätestens mit dem Digitalisierungsschub des letzten Jahres haben viele gemerkt, dass es sich bei der digitalen Transformation nicht nur um ein Trendthema, sondern unterdessen um eine absolute Notwendigkeit zum wirtschaftlichen Überleben ganzer Branchen handelt.
Weshalb 7 von 10 Transformationsprozesse scheitern
Dennoch können laut einer Studie der Everest Group 73% der Unternehmen keinerlei geschäftlichen Nutzen aus ihren Bemühungen zur digitalen Transformation ziehen. Im Gegenteil: Die zwar gut gemeinten Transformationsprozesse führen oft zu zusätzlichem Verlust von Geld, Zeit und Motivation der Mitarbeitenden.
Weshalb ist das so?
- Viel zu oft fehlt Grundsätzliches: Begonnen bei der übergeordneten Vision, wohin die Reise gehen soll. Oder daraus abgeleitete Ziele und eine Strategie zur Umsetzung von Massnahmen der Transformation.
- Führungskräfte stehen nicht ein für die Veränderung: Wenn der Transformationsprozess nur top-down und ohne Einbezug des mittleren Managements und der Mitarbeitenden geschieht, führt dies unweigerlich zu Widerstand. Als Reaktion auf das Neue wird automatisch das bisher Bekannte und Sichere verteidigt.
- Intransparente und lückenhafte Kommunikation: Es ist nur menschlich, dass Transformationsprozesse Ängste auslösen. Führungskräfte, die aus Respekt vor negativer Kritik deshalb auf Transparenz verzichten, riskieren nicht nur die eigene Glaubwürdigkeit, sondern den gesamten Veränderungsprozess.
- Unausgeglichener Mix an Fähigkeiten: Um die digitale Veränderung erfolgreich realisieren zu können, sind sowohl Digitalexpert:innen mit modernstem Fach- und Methodenwissen, sowie praktische und erfahrene Mitarbeiter:innen mit Ausdauer, Pragmatismus, kritischem Denken und Wille zur Lernfähigkeit gefragt.
- Fehlende Bereitschaft der Führungskräfte, auf neue Hindernisse und Herausforderungen zu reagieren: Alle sprechen über agile Denk- und Arbeitsweisen, doch sämtliche Handbücher und Weiterbildungen nützen nichts, falls Flexibilität und Dynamik nicht explizit auf Management-Stufe gelebt werden.
- Mangel an Monitoring von Zielen und Massnahmen: Auch eine Top-Strategie bleibt am Ende ein geduldiges, aber wertloses Stück Papier, falls es nicht durch messbare Kriterien und einem regelmässigen Review-Prozess ergänzt wird.
Keiner dieser Faktoren kann für sich alleinstehend für den Erfolg der digitalen Transformation garantieren. Doch kombiniert können diese Massnahmen zu mehr Sichtbarkeit der Transformation innerhalb des Unternehmens und so wiederum zu mehr Erfolg des Veränderungsprozesses insgesamt führen.
Warum, wie, was: Transformation sinnstiftend angehen
Wer einen Transformationsprozess in der eigenen Organisation aufsetzen will, braucht nicht nur viel Überzeugung und Energie, sondern in erster Linie ein methodisches Vorgehen.
Aufgrund der oben genannten häufigsten Fehlerquellen, rate ich getreu Simon Sinek, stets mit dem «Warum» zu starten. Daraus abgeleitet folgt das «Wie» (wie sollen die Ziele erreicht werden?) und das «Was» (was muss angegangen werden, um die Ziele zu erreichen?).
Es mag frustrieren, doch Transformationsprozesse sind nie abgeschlossen. Obwohl innerhalb der Transformation mess- und erreichbare Ziele formuliert und umgesetzt werden, ist die Veränderungsarbeit ein nie endender Prozess.
Vielmehr stehen die Anpassungsfähigkeit aller Mitarbeitenden an das Tempo des Wandels und das kontinuierliche Schaffen neuer Werte auf digitaler Basis im Zentrum. Die Transformation ist in erster Linie eine lebendige und sich laufend verändernde Geschäftsstrategie. Zu denken, dass dieser Prozess ein Ende hat, ist ein kostspieliger Fehler.
Um die digitale Transformation greifbar zu machen, lassen sich die drei Phasen «warum», «wie», «was» in konkrete Handlungsschritte übersetzen.
Dadurch entsteht ein Prozess, der sowohl bei der Planung wie auch in der Kommunikation gegenüber Mitarbeitenden und Stakeholdern helfen kann. Zugleich unterstützt dieses Vorgehen, den nebulösen Transformationsprozess in konkrete Massnahmen runterzubrechen.
In 5 Schritten zur digitalen Transformation
- Schritt 1: Klarheit gewinnen
- Schritt 2: Bereitschaft aufbauen
- Schritt 3: Roadmap entwickeln
- Schritt 4: Go-Live & Umsetzung
- Schritt 5: Absichern & stabilisieren
Schritt 1: Klarheit gewinnen
Im ersten Schritt steht die Analyse der eigenen Organisation aus interner und externer Sicht auf unterschiedlichen Ebenen im Zentrum. Somit können Probleme definiert und mögliche Potentiale benennt werden. Dabei kann auch der Status Quo des digitalen Fundaments identifiziert werden. Sind Kernprozesse der Organisation bereits digital aufgestellt? Verfügt das Unternehmen über eine digitale Kundendatenbank? Wie steht es um die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeitenden?
Daraus lässt sich eine Vision und ein Zielbild der Veränderung ableiten. Hierbei handelt es sich um eine individuelle Antwort auf die oben eingeführte «Warum»-Frage.
Ebenfalls in diesem ersten Schritt sollten messbare Erfolgskriterien für den Prozess (wann ist die Transformation erfolgreich?) definiert werden.
Als Überleitung zu Schritt 2 kann es hilfreich sein, den Partizipationsgrad der Mitarbeitenden innerhalb des Transformationsprozesses zu definieren (in welcher Form und bis zu welchem Grad werden Mitarbeitende in den Prozess mit einbezogen?).
Schritt 2: Bereitschaft aufbauen
In diesem Schritt dreht sich alles um das «Warum»: Ist die Vision genügend konkret und konstruktiv gehalten? Ist die Formulierung unmissverständlich? Ermöglicht die Vision eine persönliche Identifikation?
Sobald diese Fragen eindeutig mit Ja beantwortet werden können, geht es darum, dieses Zielbild möglichst breit und transparent zu kommunizieren. Entscheidend ist in diesem Schritt, sämtliche Mitarbeitende, Stakeholder und Entscheidungsträger:innen abzuholen und Neugierde zu entfachen. Dies geschieht am einfachsten, indem Transparenz über die internen und externen Analyse-Ergebnisse aus Schritt 1 hergestellt wird.
Schritt 3: Roadmap entwickeln
Nun geht es darum, Voraussetzungen für die eigentliche Transformation zu schaffen. Hier geht es darum, Hindernisse in den künftigen Prozess-Schritten frühzeitig zu antizipieren und eine unterstützende Infrastruktur aufzubauen. Braucht es zusätzliches Know-How oder konkrete Hard- und Software? Sind genügend Ressourcen für die Prozessbegleitung und Projektumsetzung vorhanden?
Ausserdem wird das Grossprojekt in diesem Schritt in kleinere Einheiten zerlegt. Methoden aus der agilen Arbeitsweise mit Stories, Epics, Themes und Initiativen können hier unterstützen. Dies ermöglicht eine einfachere Planung und die laufende Überprüfung des Projektstandes.
Schritt 4: Go-Live & Umsetzung
Wir stecken nun mitten im Veränderungsprozess. Hierzu ist es wichtig, sich über die Art der Umsetzung Gedanken zu machen. Ob inkrementell auf Basis von einzelnen kleinen Prototypen oder revolutionär mit einem Big Bang: Die Umsetzung muss zum bisherigen Vorgehen und Ihrer Organisation passen.
Egal welche Art der Umsetzung Sie wählen: Essentiell ist, Resultate zu kommunizieren, Erfolge sichtbar zu machen und diese zu zelebrieren.
In diesem Schritt sammeln Sie bisherige Erkenntnisse und reflektieren wichtige Learnings.
Schritt 5: Absichern & stabilisieren
Im fünften Schritt dreht sich alles um die Überprüfung der in Schritt 1 definierten Mess- und Erfolgskriterien. Auf dieser Basis werden Nachbearbeitungen ausgelöst und kurzfristige Fehler ausgebessert.
Ebenfalls wichtig und trotzdem oft vergessen geht in diesem Schritt die Anpassung von Dokumentationen. Ziel ist es, emotional das Neue zum Gewöhnlichen zu machen und gleichzeitig die Lust für den nächsten Veränderungsschritt zu fördern.
Fragen? Weitere Tipps?
Welche Erfahrungen haben Sie mit digitalen Transformationsprozessen gemacht? Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung eines solchen Prozesses? Lassen Sie es mich gerne wissen, indem Sie die untenstehende Kommentar-Funktion nutzen oder mir auf einem anderen Kanal eine Nachricht zukommen lassen. Ich freue mich!
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