13 Apps und Tools für Selbständige und Freelancer

Nachdem ich hier etwas ausführlicher mein technisches Setup für die Arbeit im Homeoffice erklärt habe, möchte ich an dieser Stelle meine meistgenutzten Apps und Software-Tools vorstellen. Diese kleinen Helferchen sind aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken.

Meine Tools für Mail-Kommunikation und digitale Sitzungen

Immer wieder habe ich nach einem passenden Mail-Programm gesucht, um am Ende dann doch beim Standard zu landen. Ich bin seit Jahren ein reger (und zufriedener) Nutzer von Apple Mail. Meine Logik: Ungelesen heisst, zu bearbeiten. Ordnerstrukturen werden überbewertet. Wer die Suche nutzt, der findet.

Mit dem Start meiner Selbständigkeit habe ich eine einzige Änderung an diesem Setup vorgenommen: Neu habe ich für sämtliche Newsletter eine zweite Mailadresse installiert. Klar, ich könnte auch mit Postfach-Regeln arbeiten. Mein Vorgehen zwingt mich allerdings selbst dazu, Newsletter bewusst nur stationär zu lesen. Mobil kann ich mich auf wirklich dringende Mails fokussieren.

Meine digitale Infrastruktur habe ich unterdessen übrigens Google anvertraut. Lange habe ich mit diesem Schritt gerungen – die Vorteile überwogen dann doch. Mit Google Workspace (vormals GSuite) lässt sich übrigens auch für ein kleines Team ein ideales Setup aufsetzen. Zu Google Workspace gehören nicht nur die gängigen Google-Programme (Mail, Calendar, Drive usw.), sondern auch Google Meet. Dies ist die ideale Ergänzung für digitale Sitzungen. In der Business Standard-Option lassen sich damit übrigens auch Gespräche in Bild und Ton aufzeichnen.

Meine Tools für Website und Newsletter

Bereits seit 2006 schwöre ich auf WordPress als CMS meiner Website. Dabei gilt es auf den Unterschied zwischen wordpress.org (selbst gehostet) und wordpress.com (direkt bei WordPress gehostet) zu achten. Bei ersterer Variante ist der Funktionsumfang und die Flexibilität umso grösser. Dies verlangt allerdings initial etwas mehr technologischen Aufwand. Mein digitales Zuhause habe ich übrigens seit dem Ursprung meines digitalen Auftritts vor 15 Jahren bei Hoststar gehostet (Minimalangebot «StarEntry» für ca. Fr. 70.- reicht übrigens).

Habe ich mich erstmal für ein Tool entschieden, scheine ich diesem auch treu zu bleiben. Zumindest scheint dies auch auf mein Newsletter-Programm übertragbar zu sein. Auch hier nutze ich seit nun mehr als 7 Jahren Mailchimp als Anbieter. Hier lässt sich mein kostenloser Newsletter zu Digitalisierung, Strategie und Transformation übrigens abonnieren.

Meine Tools für Termine und Sitzungsorganisation

Im Unterschied zum digitalen Zuhause habe ich bei meiner Terminorganisation bereits einige Wechsel durchgemacht. So m̶u̶s̶s̶t̶e̶ durfte ich während meiner SRF-Zeit mit Microsoft Outlook Vorlieb nehmen. Zwischendurch experimentierte ich mit Fantastical, um dann später doch wieder beim Original von Apple zu landen.

Seit dem Start meiner Selbständigkeit und für die persönlichen Coaching-Termine, welche ich zum Jahreswechsel angeboten habe, nutze ich für Terminanfragen das Tool Calendly. Die vielseitigen und individuell anpassbaren Einstellungsmöglichkeiten haben mich schnell gepackt. Das Tool ist vor allem für Personen, welche zahlreiche Termine organisieren definitiv ein Must.

Meine Tools für Zeiterfassung und Buchhaltung

Wer sich selbständig macht merkt schnell: Tools zur Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltung gibt es wie Sand am Meer – und jedes ist scheinbar das Beste und Allumfassendste. Mir wurde für die Zeiterfassung Tyme empfohlen. Das Tool ist ansprechend gestaltet, günstig (Fr. 35.- pro Jahr) und deckt sämtliche meiner Bedürfnisse ab. Darin erfasse ich die erbrachten Leistungen für meine Kundenprojekte, aber auch Zeiten, in welchen ich für mich selbst arbeite, um so einen besseren Überblick zu erhalten. Tyme bietet übrigens auch eine Zusatzmöglichkeit für die Zeitabrechnung im Team an.

Ich habe mich bewusst gegen ein Tool zur Rechnungsstellung entschieden. Zum einen, weil sich meine Rechnungen nur schwer automatisieren lassen (meine Kundenprojekte sind z.T. ziemlich unterschiedlich gelagert) und ich zum anderen sämtliche geprüften Tools überrissen teuer fand.

Meine Buchhaltung hingegen erfasse ich im (gefühlt) ältesten digitalen Buchhaltungsprogramm Banana. Dies genügt meinen bescheidenen Ansprüchen vollends und lässt Ende Jahr sogar auf einen Klick eine doppelte Buchhaltung exportieren. Wichtig zu wissen: Wer die vorletzte Version (Banana 9) nutzt, zahlt nur einmalig (105 €) und nicht im Jahres-Abo-Modell.

Meine Tools für Kundenprojekte und Wissensmanagement

Berater ohne Slides: jaja Klischee. Weshalb nicht auch hübsche und ansprechende Präsentationen produzieren? Erster Schritt: Immer lieber Keynote als Powerpoint nutzen und dazu vermehrt Bilder und Visualisierungen einsetzen. Dabei hilft mir die Icon-Sammlung Noun Project (welche seit Neustem auch eine Bilddatenbank für diversere Stockbilder anbietet). In der Gratisversion lassen sich viele Icons mit CC-Lizenz nutzen. Wer viele Icons in unterschiedlichen Dateiformaten und Farben benötigt, sollte auf die Pro-Version (40 US-$ im Jahr) umsteigen.

Zu guter Letzt: Wie organisiere ich meine Kundenprojekte, sammle Wissen und halte den Überblick über Todos? Seit Beginn meiner Selbständigkeit setze ich voll und ganz auf Notion. Dank dem äusserst praktischen Web Clipper lassen sich mit einem Klick aus allen möglichen Browsern Inhalte und Artikel sammeln (auch mobil) und später entsprechend vertaggen. Mit den entsprechenden Kanban-Templates organisiere ich meine Todos, halte den Überblick über Offerten, ausstehende Rechnungen und protokolliere Kundengespräche. Gerne gebe ich bei Bedarf eine persönliche Einführung in mein Notion-Setup.

Welche Tools und Apps nutzen Sie?

Haben Sie weitere Tipps oder andere Erfahrungen gemacht mit den von mir vorgestellten Tools? Schreiben Sie mir gerne einen Kommentar oder nehmen Sie direkt mit mir Kontakt auf.